Dans l’optique d’être plus performantes, certaines entreprises procèdent à une externalisation de services. Elle consiste à déléguer une partie de ses activités secondaires à une agence externe. L’externalisation ou outsourcing est une pratique assez régulière dans le monde du travail en raison de ses avantages. Toutefois, son succès n’est pas toujours garanti lorsqu’une procédure n’est pas mise en place.
Définir les services à externaliser
Avant de procéder à l’outsourcing, il faut identifier les services qui seront affectés. Généralement, les services majeurs de l’entreprise ne sont pas touchés. Il s’agit plutôt des tâches moins utiles dont l’exécution en interne est non seulement onéreuse, mais également chronophage. Il peut s’agir de la promotion sur les réseaux sociaux (communication) ou des tâches relatives à la gestion des ressources humaines.
Rechercher le bon prestataire
Une fois les services identifiés, il vous faudra penser au choix du bon prestataire.
Pour une externalisation réussie, ce dernier doit avoir de l’expérience renforcée par des résultats de qualité. En plus, le mode de fonctionnement du prestataire doit être compatible avec celui de votre entreprise. Pour une collaboration aboutie, privilégiez les prestataires spécifiques au domaine de votre service.
Par ailleurs, vous devez aussi prendre en compte la situation géographique de votre partenaire. Une proximité avec l’entreprise favorise les bonnes relations et les prises de décisions communes. Par contre, si vous optez pour une agence située à l’autre bout du monde, tout change. Dans ce cas, vous devez préférer un prestataire qui a un décalage horaire entre une heure et trois heures du vôtre.
Pour finir, le coût de ce type de prestation varie selon les prestataires. Vous pouvez trouver des tarifs très intéressants pour vous. Néanmoins, prenez le temps de savoir si les services sont fiables. Cela ne veut quand même pas dire que vous devez accepter des prestations surfacturées. Faites un comparatif pour contrôler le rapport de la qualité et du prix.
Établir le contrat avec le prestataire
À la fin de votre recherche, vous avez sûrement opté pour le prestataire qui vous convient. Il reste donc à mettre en place un contrat. Celui-ci doit être précis. En effet, vous devez y définir clairement des détails tels que :
- Le montant de la rémunération ;
- La durée de la collaboration ;
- Les modalités de fin de contrat ;
- Les renouvellements.
Pour avoir une garantie sur la qualité des services du prestataire, il vous faut insérer des clauses de performances. L’entreprise désormais en charge de vos services externalisés prendra sûrement des dispositions pour les respecter. Sinon, cette clause devra vous permettre de rompre facilement votre contrat.
Suivre l’évolution des services externalisés
L’externalisation d’un service ne signifie pas que vous en êtes libéré. Il est crucial de toujours considérer que l’activité fait toujours partie intégrante de votre entreprise. Pour cela, vous devez veiller à son l’évolution auprès du prestataire.
Lorsqu’il est proche de votre zone géographique, il est conseillé de faire régulièrement des rencontres avec ce dernier pour faire des sessions. Cela vous permettra de constater les tâches accomplies et de prendre de nouvelles résolutions si nécessaires.
Ne pas perdre de vue les activités internes
Le but principal d’une externalisation est de pouvoir se recentrer sur les autres services d’ordre primordial. Cependant, ceci n’est pas facile au début.
S’adapter à l’externalisation des services
Après une externalisation, votre organisation sera sûrement affectée. Pour prévenir cette situation, le responsable de la société doit redistribuer les rôles. Et cela, bien avant l’externalisation. Pour un suivi régulier et une transparence, il vous faut l’usage des outils de communication adéquats.
Se concentrer sur le cœur des activités
Après une adaptation réussie, il est temps de vous concentrer sur les activités en interne. Vous devez normalement observer un gain de temps en raison du nouveau mode opératoire. Vous devez optimiser ce temps pour que les services restants soient les plus performants possible.
