La pandémie de la Covid-19 a fait que les entreprises attribuent plus de budget dans les matériels destinés aux salles de conférence. En effet, pour faire une réunion, un point avec les collaborateurs, il faut les bons outils. Aussi, si vous avez des clients à l’étranger, vous devez être au top de la technologie afin d’assurer un bon échange et réussir l’entretien professionnel. À part la salle, les chaises, et les tables, il existe des outils indispensables afin de mener à bien une réunion. Dans cet article, nous parlerons des matériels pré-requis lors d’une conférence.
Le matériel audio-visuel
Le visuel et le son demeurent des éléments clé lors d’un meeting. En effet, lorsque l’auditoire arrive à voir correctement le support et à entendre vos propos, c’est là que le message arrive à passer. Ainsi, il vous faut un écran ou une vidéo projecteur sur lequel diffuser votre présentation. Vous pouvez également y afficher vos données de recherches. Nous vous conseillons de vous adresser à des spécialistes de la télédiffusion au Canada pour l’installation des écrans et matériel de sonorisation. Effectivement, avec des outils de pointes, votre voix s’entendra clairement et sans écho quelle que soit la taille de la salle. Dans le cas contraire, vous aurez du mal à communiquer avec votre auditoire. MLG Tchnologie vous aide dans l’installation et dans le choix des speakers-phones et de caméras nécessaires pour vos visios-conférences.
La connexion internet
Nous le savons tous, afin de réussir une réunion, une bonne connexion internet reste indispensable. L’installation d’une fibre optique optimise la vitesse de connexion. Cela offre un échange fluide et rapide, surtout pour une conférence à distance. Vérifiez alors que la salle soit munie de prises pour câbles RJ 45. Il existe différents types de câbles RJ 45. Vérifiez que votre prise et celle présente dans la salle soient compatible avant que la réunion ne commence.
Pour une conférence participative où votre audience doit faire des recherches sur internet, il reste impératif que la salle soit équipée d’internet à haut débit. Souvent, il y a l’internet par satellite, dont le fonctionnement reste simple et les avantages nombreux. Il permet également de projeter les images et informations depuis votre ordinateur sur l’écran.
Les matériels annexes
Les prises électriques demeurent indispensables afin que tous vos matériels fonctionnent. Le mieux est qu’elles soient réparties à travers la salle, sinon, utilisez des multi-prises.
Lorsque vous savez que la réunion risque de durer, pensez à installer une machine à café. En effet, votre auditoire peut se déconcentrer ou somnoler, le café le réveillera. En plus, cela va apporter de la convivialité à la réunion. De même, lors de la pause-café, les participants peuvent échanger autour de la machine à café.
Pour ceux qui ne boivent pas de café, équipez la salle d’une machine à eau. Ce sont surtout les animateurs de la conférence qui ont en besoin, car ils parlent sans cesse. La gorge sèche demande à être rafraîchi. Ne les privez pas de ce confort.
Liste du matériel
Voici une liste non-exhaustive du matériel nécessaire lors d’une réunion.
- Écran tactile interactif
- Écran sans fil
- Caméra amovible avec speaker et télécommande
- Micro-haut parleur
- Pieuvre téléphonique
- Visualiseur de document
- Mobiliers
- Kit de transcription des fichiers audios
La configuration de la salle de réunion doit répondre à ces besoins. Il en va de même pour les équipements installés. Une bonne organisation de l’espace anime les participants. L’usage d’un matériel de pointe facilite le partage d’informations et permet une communication efficace. L’agencement de la salle de réunion pour accueillir une formation sera différent pour faire un brainstorming le matin, ou encore une conférence de presse. Tout est dans l’organisation.
